Proyecto SINAE
El Sistema Nacional de Archivos Electrónicos - SINAE nace como
proyecto de inversión en el año 2010, a partir de las necesidades en
materia de estandarización y homogenización de las políticas y
lineamientos del Estado, para la aplicación de tecnología en los
archivos. En el año 2012, con la publicación de la Directiva
Presidencial 04 de Eficiencia Administrativa y Políticas de Cero Papel,
toma mayor importancia la formulación estratégica de lineamientos en
materia de gestión documental electrónica, y con la promulgación del
Decreto 2578 de 2012 en su Artículo 18, se reglamenta el SINAE como un
programa especial del Archivo General de la Nación para garantizar la
preservación del patrimonio documental digital en Colombia y promover la
estandarización de la gestión de documentos electrónicos en el Estado.
Antecedentes
Colombia carece de políticas y programas en materia de Gestión
Documental Electrónica, que permitan el desarrollo de las entidades
públicas basado en la gestión y conservación eficiente de la
información, dificultando el control administrativo, la toma de
decisiones y el desarrollo de proyectos orientados al servicio del
ciudadano Es por lo anterior que el proyecto SINAE nace con el objetivo
desarrollar, divulgar y coordinar la implementación de un Sistema
Integral para la Gestión de Archivos Electrónicos en el Estado
Colombiano, que permita la homogenización y estandarización de los
procesos de conservación, preservación y divulgación del patrimonio
documental mediante la aplicación de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones TIC, articulando principios archivísticos, técnicos y de
aseguramiento de la calidad.
Alcance
El proyecto SINAE está dirigido a todas las entidades del Estado,
cubriendo las necesidades de acceso a la información de la totalidad de
la población; y comprende componentes que abarcan la homogenización y
estandarización de la Gestión de Archivos Electrónicos en Colombia.
Que es hoy SINAE
SINAE toma fuerza y en el decreto 2578. Artículo 18, donde se reglamenta como un programa especial.
DECRETO 2578 DE 2012
(Diciembre 13)
Por
el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la
Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se
dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos
del Estado
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,
en
ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial
las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución
Política, el artículo 3° de la Ley 80 de 1989 y el artículo 5° de la Ley
594 de 2000, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 80
de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación,
Jorge Palacios Preciado, promover la organización y fortalecimiento de
los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la
organización administrativa, territorial y por servicios, para
garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del
patrimonio documental.
Que el artículo 5°
de la Ley 594 de 2000 define el Sistema Nacional de Archivos como el
conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que
posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos
archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información,
la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a
la información y a los documentos.
Que el artículo 6°
de la Ley 594 de 2000 establece los procesos y las acciones que las
entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos deberán llevar a
cabo de acuerdo con sus funciones.
Que la Ley 1437
de 2011 en el Capítulo Cuarto del Título III, regula aspectos
relacionados con el uso de medios electrónicos su validez y fuerza
probatoria, así como sobre el expediente y archivo electrónicos los
cuales tienen incidencia en el desarrollo de la política archivística
para todas las entidades del Estado y por lo tanto, tienen aplicación en
el Sistema Nacional de Archivos.
Que
el fin esencial del Sistema Nacional de Archivos es la articulación, la
modernización y la homogeneización metodológica de la función
archivística del Estado y de los archivos de las entidades públicas en
los diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y
por servicios.
Que
los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y
los archivos privados de interés público son parte fundamental del
engranaje estatal del Sistema Nacional de Archivos; así mismo, que los
archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos
archivísticos, podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivos.
Que
el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, es el órgano
orientador y coordinador del Sistema Nacional de Archivos y por lo tanto
le corresponde determinar las instancias de articulación para que se
interrelacionen con los órganos ejecutores y se retroalimenten en el
desarrollo de la política archivística nacional.
Que
para adelantar los procesos archivísticos, promover el desarrollo de
los archivos como centros de información, instrumentos de transparencia y
lucha contra la corrupción; salvaguardar el patrimonio documental; y
facilitar el acceso de los ciudadanos a la información y a los
documentos es necesario modernizar el Sistema Nacional de Archivos.
Que el Decreto número 2482 del 3 de diciembre de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión,
tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión
como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual
incluye políticas de desarrollo administrativo de la gestión documental
del Estado.
Que en mérito de lo expuesto,
DECRETA:
CAPÍTULO I
El Sistema Nacional de Archivos
Artículo 1°. Ámbito de Aplicación. El
presente decreto se aplica a las entidades y organismos de la Rama
Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, departamental,
distrital, municipal; las entidades territoriales indígenas, de los
territorios especiales biodiversos y fronterizos y demás que se creen
por ley; las entidades privadas que cumplen funciones públicas; las
entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y demás
organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
Artículo 2°. Fines del Sistema Nacional de Archivos. El
Sistema Nacional de Archivos tiene como fin adoptar, articular y
difundir las políticas, estrategias, metodologías, programas y
disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y
archivos establezca el Archivo General de la Nación, Jorge Palacios
Preciado, promoviendo la modernización y desarrollo de los archivos en
todo el territorio nacional.
Artículo 3°. Instancias de Articulación del Sistema Nacional de Archivos. El
Sistema Nacional de Archivos tendrá las siguientes instancias de
articulación en los diferentes niveles territoriales e institucionales:
1. A nivel nacional
* El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, quien será el coordinador del Sistema Nacional de Archivos.
* El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
* Los Comités Técnicos.
2. A nivel territorial
*
Los Archivos Generales departamentales, distritales, municipales, de
los territorios indígenas y de los Territorios Especiales Biodiversos y
Fronterizos.
* Los Consejos Territoriales de Archivo.
3. A nivel institucional
* Los Archivos Institucionales
Parágrafo 1°. Se
consideran instancias ejecutores, los archivos de las entidades
públicas, los archivos de que trata el artículo 7°, 8° y 9° de la Ley
594 de 2000, los archivos de entidades privadas que cumplen funciones
públicas, y los archivos privados de interés público.
Los archivos privados, con declaración de bien de interés cultural, harán parte del Sistema Nacional de Archivos.
Los
archivos de las entidades privadas que acojan la normatividad
archivística, podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivos.
Artículo 4°. Instancias asesoras. Se establecen las siguientes instancias asesoras en materia de aplicación de la política archivística:
a) En el orden nacional el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto número 2482 de 2012, el cual cumplirá entre otras las funciones de Comité Interno de Archivo.
b)
En el orden territorial los Consejos Departamentales y Distritales de
Archivos creados por la Administración Departamental y Distrital, según
el caso.
c)
En las entidades territoriales los Comités Internos de Archivo creados
en las entidades públicas, así como en las entidades descentralizadas,
autónomas de los municipios, distritos y departamentos, y en las
entidades privadas que cumplan funciones públicas.
Artículo 5°. De los Archivos Generales Territoriales. Las
autoridades departamentales, distritales, municipales, de los
territorios indígenas y de los territorios especiales biodiversos y
fronterizos podrán, de acuerdo con su autonomía, crear el Archivo
General en su respectivo nivel territorial, cuya función principal será
la de coordinar y desarrollar la política archivística en los archivos
de las entidades de su territorio, de acuerdo con los lineamientos
impartidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado; y
recibir las transferencias documentales que, de acuerdo con la tabla de
retención o valoración documental, hayan sido valoradas para
conservación permanente, así como los documentos de valor histórico
entregados en comodato o donación por particulares o entidades privadas.
Los
Archivos Generales Territoriales que se creen, serán instancias
coordinadoras de la función archivística en su jurisdicción, deberán
recibir y custodiar las transferencias documentales valoradas para
conservación permanente que realicen los órganos de la administración
pública del correspondiente nivel territorial, así como de las
transferencias documentales realizadas por las entidades adscritas, las
entidades descentralizadas, autónomas y las entidades privadas que
cumplan funciones públicas.
Parágrafo.
Cuando no exista Archivo General en el respectivo territorio, la
coordinación del Sistema Departamental, Distrital o Municipal de
Archivos, será ejercida por el archivo central del departamento,
distrito o municipio.
Artículo 6°. Funciones de los Archivos Generales Territoriales. Los
entes territoriales mediante acto administrativo, determinarán las
funciones de los Archivos Generales territoriales, considerando los
siguientes parámetros:
1. Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, en cumplimiento de las normas vigentes en la materia.
2 . Derogado por el art. 48, Decreto Nacional 106 de 2015. Cumplir
y hacer cumplir en su jurisdicción, las normas existentes en materia
archivística, así como los lineamientos y directrices expedidos por el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
3.
Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que
integra los fondos del ente territorial respectivo, así como el que se
le confíe en custodia.
4.
Recibir las transferencias secundarias que efectúen los archivos de los
organismos territoriales correspondientes, de acuerdo con las normas
del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, así como las
donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
5.
Implementar los lineamientos y políticas que imparta el Archivo General
de la Nación, referidos a la preservación de los documentos
electrónicos.
6.
Atender los lineamientos que emita el Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones referentes al uso de medios
electrónicos.
7.
Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos del orden
territorial correspondiente, para garantizar la eficacia de la gestión
archivística del Estado y la conservación del patrimonio documental,
así como apoyar e impulsar los archivos privados que revistan especial
importancia cultural, científica o histórica para el ente territorial.
8.
Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones
educativas, culturales y de investigación, de conformidad con las normas
que regulan la materia.
9.
Apoyar y estimular la investigación en los distintos archivos del ente
territorial, a partir de las fuentes primarias y el uso y consulta de
los fondos, con fines administrativos, científicos y culturales.
10. Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y áreas de trabajo.
11 . Derogado por el art. 48, Decreto Nacional 106 de 2015. Imponer,
las sanciones respectivas de que trata la Ley 594 del 2000, en su
correspondiente nivel territorial, de acuerdo con la reglamentación que
para el efecto se expida.
12.
Brindar asistencia técnica a los archivos de las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas de su correspondiente
jurisdicción de conformidad con lo establecido en literal b) artículo 6°
de la Ley 594 de 2000 y de acuerdo con el procedimiento que para tal
fin establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
13 . Derogado por el art. 48, Decreto Nacional 106 de 2015. Vigilar
el funcionamiento de los Consejos Departamentales y Distritales de
archivos, según sea el atender las quejas que sobre el incumplimiento de
sus funciones presenten entidades públicas o privadas departamentales,
distritales, municipales, particulares, y organismos de control e
informar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para lo
de su competencia.
14. Coordinar y dirigir la red de archivos de su jurisdicción territorial.
15.
Participar en proyectos de recuperación de memoria y formación de
identidad apoyándose en la documentación contenida en sus fondos
documentales.
Parágrafo 1°.
Cuando no exista Archivo General en el respectivo territorio, las
anteriores funciones serán ejercidas por el Archivo Central de la
Gobernación o Alcaldía de la Respectiva Jurisdicción Territorial.
Parágrafo 2°.
El Distrito Capital contará con un estatuto legal especial que promueva
el desarrollo y la consolidación del Sistema Distrital de Archivos y
del Archivo General de Bogotá, en concordancia con el presente decreto y
sin perjuicio de las funciones asignadas por el Gobierno Nacional al
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, como ente rector
de la política archivística del país.
Artículo 7°. De los Consejos Territoriales de Archivos. A
nivel territorial, las autoridades competentes en los departamentos y
distritos deberán crear Consejos Departamentales y Distritales de
Archivos como instancias responsables de articular y promover el
desarrollo de la función archivística en sus respectivos territorios.
Artículo 8°. Conformación de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos. Los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos estarán conformados por los siguientes miembros, así:
1.
El Secretario General o un funcionario administrativo de igual
jerarquía de la respectiva Gobernación o Alcaldía, quien lo presidirá.
2.
El funcionario responsable del Archivo General de la Gobernación o
Alcaldía Distrital, quien actuará como secretario técnico; si no existe
Archivo General, dicha representación recaerá en el responsable del
Archivo Central de la Gobernación o Alcaldía Distrital.
3. El Secretario de Cultura o quien haga sus veces.
4.
El presidente o secretario de la Academia de Historia establecida en la
respectiva jurisdicción, o el responsable del Archivo Histórico del
departamento o distrito.
5.
Un representante de las oficinas de control interno o planeación de la
gobernación o alcaldía distrital, o la dependencia que haga sus veces.
6. Un representante del área de tecnologías de la información de la Gobernación o Alcaldía Distrital.
7.
Un representante de los archivistas, designado por el Colegio
Colombiano de Archivistas y la Sociedad Colombiana de Archivistas.
8.
Un representante de las Instituciones de Educación Superior de la
respectiva jurisdicción o del Servicio Nacional de Aprendizaje.
9. Un representante de la Cámara de Comercio local o de un archivo privado local.
Parágrafo 1°.
Los Consejeros de que trata los numerales 7, 8 y 9, serán designados
para periodos de dos (2) años, prorrogables por una única vez, por dos
(2) años adicionales.
Parágrafo 2°.
El Consejo podrá invitar a representantes de otros sectores, de acuerdo
con los temas a desarrollar, quienes tendrán voz pero no voto.
Artículo 9°. Funciones de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos. Son funciones de los Consejos Territoriales de Archivos las siguientes:
1. Asesorar al Archivo General de su respectiva jurisdicción territorial en materia de aplicación de la política archivística.
3.
Programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y
programas pro puestos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, bajo la coordinación de los Archivos Generales de la
correspondiente jurisdicción territorial.
4.
Evaluar las Tablas de Retención Documental - TRD y las Tablas de
Valoración Documental - TVD de las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas de su jurisdicción, incluyendo las de los
municipios, aprobadas por los Comités Internos de Archivo, emitir
concepto sobre su elaboración y solicitar, cuando sea del caso, los
ajustes que a su juicio deban realizarse.
5.
Emitir los conceptos sobre las TRD o las TVD que sean necesarios, luego
de su revisión y convalidación, y solicitar que se hagan los
respectivos ajustes.
6.
Presentar semestralmente dentro de la respectiva vigencia, informes de
su gestión al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y a
los archivos territoriales.
7.
Evaluar y presentar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado las solicitudes de declaratoria de archivos y documentos como
bienes de interés cultural.
8.
Evaluar y aprobar los planes especiales de manejo y protección
relacionados con los archivos y documentos declarados como bienes de
interés cultural.
9.
Apoyar la gestión de programas y proyectos de los archivos de su
jurisdicción, en todo lo atinente a la organización, conservación y
servicios de archivo, de acuerdo con la normatividad y parámetros
establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado.
10.
Informar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como
órgano coordinador del Sistema Nacional de Archivos, las irregularidades
en el cumplimiento de la legislación archivística, así como sobre
cualquier situación que a su juicio atente contra el patrimonio
documental del país.
Parágrafo:
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá evaluar
las Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental de las
Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas,
descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen
funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos, una vez
aprobadas por el Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad.
Artículo 10. De las reuniones de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos. Los
Consejos territoriales de archivos, sesionarán ordinariamente cada dos
meses y extraordinariamente cuando se requiera; sus deliberaciones se
consignarán en actas que deberán ser publicadas en las páginas Web de
las respectivas gobernaciones o alcaldías. Las sesiones podrán llevarse a
cabo virtualmente, teniendo en cuenta lo establecido en el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Los
Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, deliberarán con las
dos terceras partes de sus miembros y las decisiones serán adoptadas
por la mitad más uno de los miembros asistentes a la respectiva reunión.
Artículo 11. Inhabilidades A
los miembros de los Consejos Territoriales de Archivos que desempeñen
cargos públicos, les aplican las normas establecidas en el Estatuto
Anticorrupción y el Código Disciplinario Único - Ley 734 de 2002, y para los archivistas, además, el Código de Ética del Archivista promulgado en la Ley 1409 de 2010, quienes podrán ser sancionados conforme a dicha ley.
Artículo 12. De los Comités Técnicos. El
Archivo General de la Nación creará Comités Técnicos que faciliten el
desarrollo de la función archivística, de acuerdo con las necesidades de
la política archivística.
La
creación y conformación de los Comités Técnicos corresponderá a la
naturaleza de los asuntos técnicos que requieran un análisis especial.
Podrán existir Subcomités Técnicos Regionales, coordinados por el Comité
Técnico respectivo.
Parágrafo.
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establecerá un
reglamento único para el funcionamiento de los Comités Técnicos y los
Subcomités Regionales, así como para su conformación.
Artículo 13. Funciones de los Comités Técnicos. Son funciones de los Comités Técnicos las siguientes:
1.
Asesorar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en la
adopción de nuevos estándares, procedimientos y prácticas para el
desarrollo de la función archivística y la modernización de los archivos
públicos, privados que cumplen funciones públicas, y privados de
significación histórica.
2.
Cooperar con el Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado,
en la modernización y desarrollo de los procesos archivísticos en
materia de normalización, terminología, instrumentos de referencia y
procesos técnicos archivísticos.
3.
Abordar el análisis de problemáticas archivísticas y proponer al
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado políticas,
metodologías, técnicas, pautas y procedimientos para el desarrollo de
los procesos archivísticos.
4.
Revisar las normas técnicas internacionales que en materia archivística
y de gestión documental requieran ser implementadas en el país, así
como llevar a cabo el proceso de homologación o adaptación en
coordinación con el Instituto Colombiano de Normas Técnicas - Icontec.
5.
Elaborar instructivos, guías, lineamientos y directrices que
contribuyan al desarrollo e implementación de las políticas y normas de
archivos promulgadas por el Archivo General de la Nación.
6.
Llevar a cabo estudios, análisis e investigaciones en las áreas
específicas de su competencia, de acuerdo con su naturaleza y área de
conocimiento.
Parágrafo.
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos
Generales en los Territorios podrán financiar el funcionamiento de los
Comités Técnicos para el normal desarrollo de sus funciones, con
recursos de su propio presupuesto.
Artículo 14. Del Comité Interno de Archivo. Las
entidades territoriales en los departamentos, distritos y municipios
establecerán mediante acto administrativo, un Comité Interno de Archivo
cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia
archivística y de gestión documental, definir las políticas, los
programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística
institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas
reglamentarias.
Parágrafo.
En las entidades del orden nacional las funciones del Comité Interno de
Archivos serán cumplidas por el Comité de Desarrollo Administrativo
establecido en el Decreto número 2482 de 2012.
Artículo 15. Conformación del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de Archivo de que trata el artículo 14 del presente decreto, estará conformado de la siguiente forma:
1.
El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel
jerárquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad
(Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su
delegado, quien lo presidirá;
2. El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien actuará como secretario técnico.
3. El jefe de la Oficina Jurídica;
4. El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente;
5. El jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información.
6. El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gestión.
7. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces.
8.
Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o
particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el
Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas,
historiadores o usuarios externos entre otros).
En
las entidades donde no existen taxativamente los cargos mencionados,
integrarán el Comité Interno de Archivo quienes desempeñen funciones
afines o similares.
Artículo 16. Funciones del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de Archivo en las entidades territoriales tendrá las siguientes funciones:
1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística.
2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.
3.
Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o
Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado para su registro.
4.
Responder por el registro de las tablas de retención documental o
tablas de valoración documental en el Registro Único de Series
Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.
5.
Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función
archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a
incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos
electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
6.
Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos
presentado por el área de archivo de la respectiva Entidad.
7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos.
8.
Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos
Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su
implementación al interior de la respectiva entidad, respetando siempre
los principios archivísticos.
9.
Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la
información en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función
archivística interna y la gestión documental.
10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.
11.
Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que
requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.
12.
Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo
referente al impacto de este sobre la gestión documental y de
información.
13.
Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema
Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la
función archivística.
14.
Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que
faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato
físico como electrónico.
15.
Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e
internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la
entidad.
16. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas.
17.
Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención
documental y tablas de valoración documental, así como al Modelo
Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la
gestión documental.
La
alta dirección podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas
se relacionen con el desarrollo de la normatividad colombiana en materia
de archivos y gestión documental.
Parágrafo.
Las entidades públicas deberán ceñirse a los lineamientos y políticas
del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en
lo concerniente con el uso de tecnologías, gobierno en línea, la
iniciativa cero papel, y demás aspectos de competencia de este
Ministerio.
Artículo 17. Los Archivos Históricos administrados por entidades académicas y/o privadas. Los
Archivos Históricos que no estén adscritos a entidades públicas de un
ente territorial serán responsables integralmente por el patrimonio
documental que tienen a cargo, así como por la adecuada organización y
custodia de sus fondos, y la prestación de los servicios de consulta
para los ciudadanos y no podrán recibir a ningún título, transferencias
secundarias provenientes de entidades públicas o privadas que cumplen
funciones públicas.
Parágrafo.
Sus fondos documentales solo podrán incrementarse mediante la recepción
de documentos donados por particulares, la compra de archivos de
entidades de derecho privado, de familias o de personas naturales.
Artículo 18. Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos. El
Archivo General de la Nación, establecerá y reglamentará el Sistema
Integral Nacional de Archivos Electrónicos – Sinae como un programa
especial de coordinación de la política nacional de archivos
electrónicos del Estado Colombiano, de conformidad con lo establecido en
la Ley 594 de 2000, la Ley 527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011.
Parágrafo.
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, emitirá
concepto sobre el impacto de la implantación de las nuevas tecnologías
en la gestión documental de forma que se garantice homogeneidad en la
gestión archivística del Estado y la preservación de los documentos
electrónicos que conforman el patrimonio documental digital.
Artículo 19. Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos – Sisna. El
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado desarrollará la
plataforma tecnológica para evaluar y hacer seguimiento en línea al
desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.
Parágrafo. El
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado implementará un
observatorio que permita hacer seguimiento al cumplimiento de la
política archivística en todas las entidades del Estado del orden
nacional, departamental, distrital y municipal.
Artículo 20. Integración del Sistema Nacional de Archivos a otros Sistemas. El
Sistema Nacional de Archivos se integrará con el Sistema General de
Información del Sector Público, el Sistema Nacional de Cultura, el
Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, el Sistema Nacional de
Formación para el Trabajo – SNFT y el Sistema Nacional de Patrimonio,
así como de los demás sistemas que establezca el Gobierno Nacional que
sean acordes con su naturaleza.
CAPÍTULO II
Evaluación de documentos de Archivo
Artículo 21. Evaluación de Documentos de Archivo. La
Evaluación de Documentos de Archivo deberá ser realizada por la Oficina
de Archivo o de Gestión Documental de cada entidad, de acuerdo con lo
establecido en la Ley 594 de 2000.
El
Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad es el responsable de
aprobar el resultado del proceso de valoración de los documentos de
archivo, a partir de agrupaciones documentales en series y sub-series,
sean estos físicos o electrónicos y de aprobar las tablas de retención
documental o las tablas de valoración documental.
Corresponde
a los Consejos Territoriales de Archivo llevar a cabo la evaluación de
documentos de archivo que sean comunes para todas las entidades públicas
de su respectiva jurisdicción, o un sector de este, de conformidad con
la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado.
Artículo 22. Elaboración y aprobación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. El
resultado del proceso de valoración de documentos de archivo que
realicen las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones
públicas, en cualquiera de las ramas del poder público, se registrará en
las tablas de retención documental o en las tablas de valoración
documental.
El
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentará el
procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación e
implementación de las tablas de retención documental y tablas de
valoración documental.
Artículo 23. Planes de Acción de los Archivos Territoriales. Los
Archivos Generales o centrales de los departamentos, distritos y
municipios deberán incluir en sus planes de acción las actividades y
recursos que permitan desarrollar las funciones de los Consejos
Territoriales de Archivos de forma que estos puedan cumplir con su
responsabilidad legal.
Artículo 24. Inventarios de documentos Es
responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario
General o de otro funcionario de igual o superior jerarquía, y del
responsable del Archivo o quien haga sus veces, exigir la entrega
mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en
poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus
cargos o culminen las obligaciones contractuales, De igual forma,
deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de
esta obligación para las acciones del caso.
Parágrafo.
El deber de entregar inventario de los documentos de archivo a cargo
del servidor público, se circunscribe tanto a los documentos físicos en
archivos tradicionales, como a los documentos electrónicos que se
encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios
portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o
medio electrónico.
Artículo 25. Eliminación de documentos. La
eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las
disposiciones legales o reglamentarias que rigen el particular, en las
tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con
la debida sustentación técnica, legal o administrativa, y consignada en
conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de Archivo o por el
Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado consulta a este
último.
Parágrafo.
La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como
electrónicos, deberá constar en Actas de Eliminación, indicando de
manera específica los nombres de las series y de los expedientes, las
fechas, el volumen de documentos (número de expedientes) a eliminar, así
como los datos del acto administrativo de aprobación de la respectiva
tabla de retención o valoración documental; dicha Acta debe ser firmada
por los funcionarios autorizados de acuerdo con los procedimientos
internos de la entidad y publicada en la página web de cada Entidad.
El
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentará el
procedimiento para la eliminación de documentos de archivo, garantizando
siempre el principio de transparencia y máxima divulgación.
CAPÍTULO III
Archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 26. Obligación de conformar archivos en entidades vigiladas por el Estado. Las
personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo
vigilancia del Estado deberán contar con un archivo institucional
creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los
documentos, y las normas que regulen a cada sector así como las
establecidas en la Ley 594 de 2000.
Parágrafo 1°.
Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus
respectivos sectores, establecer normas para el manejo de los archivos
de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de
conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y demás normas
reglamentarias, previa coordinación con el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado.
Parágrafo 2°.
Las entidades privadas que cumplen funciones públicas podrán hacer
transferencias secundarias de la documentación de valor histórico,
científico, cultural o técnico, producto del cumplimiento de sus
obligaciones, a la entidad cabeza del sector a la cual pertenece, si
existe concepto favorable en cuanto a declaratoria de bien de interés
cultural de dichos archivos; o al Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado o al Archivo Territorial, previo concepto favorable de
estos últimos, según el caso.
Artículo 27. Archivos de personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia. Las
personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en
relación con sus documentos de archivo, se regularán por las
convenciones internacionales y los contratos suscritos.
En
todo caso, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado o el
Archivo Territorial al que le competa o donde prestó sus servicios el
ente jurídico internacional, deberá realizar las gestiones pertinentes
para recibir las transferencias documentales de dichas entidades, o una
copia de los mismos en medio micrográfico o digital.
Artículo 28. Entidades liquidadas, escindidas, suprimidas o intervenidas. Las
entidades privadas que cumplen funciones públicas que sean liquidadas,
suprimidas o intervenidas, una vez decretada la liquidación, supresión o
intervención, deberán levantar inventario de los documentos y archivos
que se deriven de la prestación del servicio público respectivo, el cual
deberá ser entregado a la entidad interventora o a la que se
transfieren las funciones, con el fin de mantener un control sobre los
mismos.
Parágrafo.
Las entidades privadas que cumplen funciones públicas, en proceso de
liquidación, supresión, fusión o escisión, deberán elaborar un plan
integral de archivo, asegurando dentro de sus presupuestos los recursos
que este plan demande, con miras a la organización, conservación y
consulta de los documentos y archivos producidos en desarrollo de la
prestación del servicio público; del mencionado plan entregará una copia
al Ministerio o superintendencia que haya ejercido el control o la
vigilancia o a la entidad que asuma sus funciones, para su
correspondiente control y seguimiento.
CAPÍTULO IV
Red Nacional de Archivos
Artículo 29. Red Nacional de Archivos. El
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado desarrollará el
Proyecto Red Nacional de Archivos, con el fin de articular, integrar e
interconectar mediante el uso de tecnologías de la información, sistemas
de información y software especializado, a los diferentes archivos del
nivel nacional, departamental y municipal, así como a los archivos
históricos de titularidad pública y a los archivos que conserven
documentos declarados como Bienes de Interés Cultural, de manera que sus
fondos y servicios puedan estar disponibles para consulta de toda la
ciudadanía.
Artículo 30. Censo Guía de Archivos del Sector Público. Es
responsabilidad del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado y de los Archivos Territoriales elaborar un Censo Guía de
Archivos Públicos del orden nacional o territorial y de mantenerlo
actualizado.
CAPÍTULO V
Disposiciones finales
Artículo 31. Normas para su desarrollo. El
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, a través del
Consejo Directivo promulgará los Acuerdos que se requieran para
desarrollar el presente decreto.
Artículo 32. Transitoriedad. Las
Entidades Territoriales, tendrán un plazo de seis (6) meses, contados a
partir de la entrada en vigencia del presente decreto, para ajustarse a
las disposiciones del mismo.
Artículo 33. Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicación, y deroga en su totalidad el Decreto número 4124 de 2004, y el artículo 4° del Acuerdo número 12 de 1995, y las demás normas que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dado en Bogotá D. C., a 13 de diciembre 2012.
JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN
La Ministra de Cultura,
MARIANA GARCÉS CÓRDOBA.
NOTA: Publicado en el Diario Oficial 48643 del 13 de Diciembre de 2012.
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