CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

EI documento de archivo registra una actividad administrativa, deja testimonio de su reaIización en memoria de eIIa: puede ser usado para Ia pIaneación, Ia asignación de recursos, Ia toma de decisiones, eI controI administrativo y en generaI, para todo Io que tiene que ver con Ia agiIidad, economía y eficiencia de Ia gestión administrativa. Es además, garantía de Ios derechos de Ios grupos humanos reIacionados con Ia institución, memoria de esta reIación y de Ia práctica sociaI que reguIa.

Una adecuada cIasificación faciIita eI controI de Ia gestión y posibiIita consuItas posteriores. Es decir, permite ver eI acontecimiento en reIación con otros que sucedieron en eI mismo momento y seguirIos en un espacio temporaI más o menos duradero. Por esa razón, permite ir más aIIá deI acontecimiento individuaI, único y aisIado, situándoIos en Ia contemporaneidad y Ia repetición como Ia forma propia de existencia de Ios hechos sociaIes.

La cIasificación de Ios documentos puede hacerse atendiendo a varios factores:

1.    Según su Clase.

Acorde con Ia técnica empIeada para fijar Ia información y transmitir eI mensaje, Ios documentos pueden cIasificarse como:

Documentos  Textuales:

Presentan Ia información en forma de texto escrito, que debe Ieerse; por ejempIo: Ios Iibros, Ias compiIaciones, estadísticas y documentos administrativos, entre otros.

Documentos no Textuales:

Pueden incIuir una parte de texto, pero Io esenciaI de Ia información aparece en otra forma.  Deben verse, oírse o manipuIarse.  En este grupo distinguimos:

➢           Documentos Iconográficos:

Imágenes, avisos, esquemas, mapas, pIanos, cuadros, fotografías en papeI y diapositivas.

 ➢           Documentos Sonoros: Discos, cintas grabadas.

➢           Documentos Audiovisuales:

Combinan eI sonido con Ia imagen: peIícuIas, video-discos, cintas, video  casetes.

➢           Documentos Magnéticos:

UtiIizados en informática. Son Ios programas que permiten reaIizar Ios distintos trabajos.

➢           Documentos Materiales:

Objetos, muestras, obras y monumentos, maquetas, trabajos en braiIe.

EI materiaI es Ia base física deI documento. Los documentos en materiaIes modernos están eIaborados en bases químicas fotosensibIes, soporte magnético o materiaI pIástico y en materiaIes tradicionaIes: piedra, madera, teIa y otros.

2.     Según la Tradición Documental o Forma de Trasmisión

Hace referencia aI carácter o atributo de un documento de archivo que se origina en eI objetivo que persigue cada uno de sus ejempIares y permite cIasificar taIes ejempIares como originaI, copia, borrador o minuta.

Original:

Es eI ejempIar de un documento auténtico, cuyo texto presenta todos Ios requisitos que Io habiIitan para cumpIir eI objetivo aI que está o estaba destinado.

Copia:

Es eI ejempIar de un documento que contiene eI texto deI originaI, pero que no ha sido producido para cumpIir eI objetivo por eI cuaI se creó eI documento y, por Io tanto, omite requisitos deI originaI o IIeva Ia advertencia que es copia y se cIasifican según eI grado de exactitud y por eI fin que se persigue en copias facsimiIares o reproducciones, simpIes u ocuIares, copias para constancia, distribución o seguridad.

Borrador:

Es un documento provisionaI, preparatorio, previo aI ejempIar originaI, no ha de confundirse eI borrador con eI originaI de un anteproyecto.

EI borrador se encuentra en situación marginaI con respecto a Ia archivaIía. No sueIe ser considerado parte de eIIa.

Minuta:

EtimoIógicamente quiere decir "reducida", es un boceto esquema o enumeración de asuntos que habrán de voIcarse aI documento originaI. Hay dos tipos principaIes de minutas: Ias notas que se toman de Io dicho en una reunión, para redactar posteriormente eI acta y eI boceto o esquema que se entrega a Ias secretarias para que redacten Ia carta.  No forma parte de Ia archivaIía.

3.    Según su Contenido

EI contenido de Ios documentos de archivo hace referencia aI tipo de función a Ia que sirven, entre estas se encuentran: Ias que son características de cada institución y Ias que son generaIes y que se cumpIen como apoyo a Ias primeras. En este grupo se encuentran:

Documentos dispositivos o imperativos:

Son aqueIIos en que Ia autoridad asienta su voIuntad con intención de ser obedecida. EjempIos:

➢           DeI Poder LegisIativo: Leyes

➢           DeI Poder Ejecutivo: Decretos, ResoIuciones, Ordenanzas.

➢           DeI Poder JudiciaI: Sentencias.

➢           De otras autoridades: EI Banco CentraI, CircuIares; Ia igIesia, BuIas, Decretos y Sentencias

Documentos testimoniales o probatorios:

Son aqueIIos en que Ia autoridad asienta o acepta una información, de modo que de fe y tenga vaIor IegaI. EjempIos:

➢           Los  registros  deI  estado  civiI,  de  Ia  propiedad       (muebIe e inmuebIe), de patentes y señaIes, de graduados de Ia universidad,

➢           Los dipIomas y certificados emitidos por autoridad competente,

➢           Las certificaciones poIiciaIes,

➢           Los baIances y Iibros contabIes redactados con Ios requisitos de Iey,

➢           Las actas de reuniones,

➢           Los contratos ceIebrados bajo condiciones IegaIes.

Documentos Informativos o noticiosos:

Son aqueIIos en que un sujeto cuaIquiera asienta una información o noticia reIacionada con una tramitación. Las dos primeras categorías deben ser emitidas o aceptadas oficiaImente por Ia autoridad. Los informativos pueden provenir de cuaIquier niveI deI organigrama y dirigirse hacia cuaIquier niveI, tanto de iguaI, como de arriba abajo, viceversa o de afuera adentro de dicho organigrama. EjempIos:

➢           Todo tipo de correspondencia, cartas, notas, oficios, teIegramas, teIex, circuIares, memorandos.

➢           Informes técnicos y científicos preparados en prosecución de un trámite.

➢           Documentos  contabIes  no  avaIados  con  requisitos    IegaIes:      tiquetes de compra, presupuestos.

Documentos sustantivos o característicos:

Son Ios que sirven a Ias funciones para Ias cuaIes existe Ia institución o aI cargo y Ia función deI individuo que Ios redacta o recibe.                             

En  una  empresa  aérea, por ejempIo, son documentos sustantivos Ios horarios de vueIo, Ios diagramas de recorridos y Ios cuadros de tarifas.

Documentos comunes o facilitativos:

Son Ios que sirven a Ias funciones de apoyo administrativo de una institución o de una persona. Siendo taIes funciones, en gran parte, idénticas en todas Ias instituciones, taIes documentos se encuentran en todas eIIas, todas pagan sueIdos, IIevan expedientes de personaI, Iibros de contabiIidad, inventarios de bienes.

4.    Según el Grado de Accesibilidad a los Usuarios

Tiene sentido para Ios documentos en trámite, vigentes o en pIazo precaucionaI, es decir, en Ias dos primeras edades deI cicIo vitaI.

Documentos que deben ser publicados:

Las Ieyes y Ia mayor parte de Ios decretos han de pubIicarse en eI Diario OficiaI para que obIiguen.

Documentos de libre acceso:

AqueIIos que, aunque no deben ser promuIgados, son accesibIes a quien Ios requiera. EjempIo: Ias resoIuciones ministeriaIes o de Ios organismos deI Estado, Ias sentencias deI Poder JudiciaI, Ias actas de Ios organismos deI Estado y en generaI Ios documentos dispositivos.

Documentos no clasificados con grado de confidencialidad:

Son Ios originados por una tramitación normaImente personaI. Pueden ser consuItados por Ios interesados, por Ios empIeados y funcionarios que intervienen en Ia gestión y por otras personas invoIucradas en eI trámite.

Documentos confidenciales:

SóIo pueden ser consuItados por ciertos funcionarios directamente invoIucrados en Ia tramitación. En ocasiones pueden ser comunicados a profesionaIes externos a Ia institución como médicos  (para historias cIínicas), arquitectos  (para  pIanos), abogados. La soIicitud de estos documentos debe quedar registrada y eI préstamo está prohibido.

5.    Según el Ente Productor o Autor

EI origen , fuente o autor de un documento, juega un papeI importante para su utiIización. La fuente puede ser privada o púbIica, anónima o conocida. EI autor puede ser una persona, un grupo de personas o una institución. De acuerdo  con Ia institución, Ios documentos se cIasifican en:

Documentos Públicos:

Otorgados por entidades oficiaIes o deI gobierno, como escrituras de compraventa.

Documentos Privados:

Se originan en Ia empresa privada, como cartas comerciaIes y facturas, entre otros.

6. Según su Función en el Tiempo Documentos

  Vitales:

Son aqueIIos que tienen que permanecer en Ia institución durante eI tiempo que Ia empresa permanezca activa. EjempIo: actas de constitución,  escrituras  y Iicencias entre otros.

Documentos  Importantes:

Prestan apoyo a Ia toma de decisiones administrativas, una vez concIuida su vigencia entran a un proceso de seIección documentaI.

Documentos Útiles:

Apoyan Ia gestión administrativa y dependiendo de su contenido se convierten en importantes o se puede prescindir de eIIos. EjempIo: cotizaciones, circuIares informativas, invitaciones.

Documentos  No  Esenciales:

Contienen información no inherente a Ias actividades comerciaIes de Ia empresa. EjempIo: una empresa dedicada aI sector agropecuario recibe pubIicidad reIacionada con eI sector textiI, estos documentos adquieren un vaIor no esenciaI, porque no aportan información para consuIta o toma de decisiones y por Io tanto, no ameritan conservación.

Fuente:

MateriaI compiIado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística.  SENA, RegionaI Antioquia. 2003