Cuadros de clasificación documental – CCD
El Cuadro de Clasificación Documental – CCD es un instrumento
archivístico que se expresa en el listado de todas las series y
susbseries documentales con su correspondiente codificación, conformado a
lo largo de historia institucional del Archivo General de la Nación.
Este instrumento permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de las agrupaciones documentales.
Tabla de Retención Documental - TRD
Las Tablas de Retención Documental – TRD del Archivo General de la
Nación, constituyen un instrumento archivístico que permite la
clasificación documental de la entidad, acorde a sus estructura orgánico
- funcional, e indica los criterios de retención y disposición final
resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones
documentales.
Plan Institucional de Archivo - PINAR
Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual
se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por
la entidad.
Bancos terminológicos
Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series,
subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y
estructuras terminológicas.
Programa Gestión Documental - PGD
En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012, el PGD
es estratégico para la gestión documental, pues con él se establecen
las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo, la
implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios,
desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas
específicos del proceso de gestión documental. El PGD hace parte del
Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, es aprobado
por el Comité de Desarrollo Administrativo y está armonizado con los
otros sistemas administrativos y de gestión, establecidos por el
gobierno nacional, dando alcance al cumplimiento a la aplicación de la
normatividad vigente en la materia.
Inventario Documental
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Modelo de requisitos
El Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, se
encuentra establecido en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. Éste es
un instrumento de planeación, el cual formula los requisitos
funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de
las entidades.
Mapas de procesos
Los mapas de procesos, son instrumentos establecidos en el artículo 8
del Decreto 2609 de 2012. Aunque no son instrumentos específicos de la
función archivística de la entidad, estos son herramientas esenciales
para la construcción de los demás instrumentos archivísticos.
Estas herramientas son utilizadas para la descripción de las
relaciones entre las funciones y los procesos y ofrece una visión
general del sistema de gestión.
Tablas de control de acceso
Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.
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