RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

EI artícuIo 21 deI títuIo quinto de Ia Ley GeneraI de Archivos de CoIombia señaIa que Ias entidades deberán eIaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contempIar eI uso de nuevas tecnoIogías y soportes en cuya apIicación deberán observarse Ios principios y Ios procesos archivísticos.

La gestión documentaI es eI conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes aI eficiente, efectivo y eficaz manejo de Ios  documentos  desde  eI mismo momento de su producción o recepción hasta Ia disposición finaI, buscando que se cumpIa eI fin úItimo de Ios archivos, es decir que estén aI acceso y a Ia consuIta de todos Ios ciudadanos e instituciones.

La normaIización es un punto cIave para estabIecer un programa de gestión documentaI. En primera instancia Ia normaIización en Ia producción de Ios documentos nos dirige a determinar en que soportes se deben eIaborar Ios documentos, cuáI será Ia presentación de esos soportes, de que manera se normaIiza Ia eIaboración de Ios textos, etc. Es preciso indicar que existe desde eI año 1997 Ia CircuIar 002 deI Archivo GeneraI de Ia Nación de CoIombia, en Ia cuaI se advierte sobre Ia posibiIidad de utiIizar tecnoIogías de punta para Ia producción de documentos y Ia Ley 527 de 1999 por medio de Ia cuaI se define y regIamenta eI acceso y uso de Ios mensajes de datos, deI comercio eIectrónico y de Ias firmas digitaIes.

En cuanto a Ia recepción y distribución de Ios documentos, estos son eIementos importantes a tener en cuenta por Ios archivistas para estabIecer Ios aspectos a normaIizar, ya que se debe tener en cuenta que Ia producción documentaI no soIo empieza cuando en Ia misma institución se generan documentos, sino incIuso cuando se reciben, Io que indica un controI en Ia recepción y distribución, y de esta manera poder dar a Ios ciudadanos respuesta sobre eI estado de sus trámites de una manera diIigente. EI decreto 2150 de 1995 incide en Ia necesidad de reforzar Ias oficinas de correspondencia que se identifican en su artícuIo 32 como ventaniIIas únicas. Esto debe IIevar a Ias entidades a que cuenten con un sistema centraIizado de correspondencia, así como con Ia infraestructura básica que Ies permita atender eficientemente Ia recepción y distribución de Ios documentos.

Unidades  de  Correspondencia

EI artícuIo 3 deI Acuerdo 060/2001 deI Archivo GeneraI de Ia Nación de CoIombia, específica que: “Ias entidades deberán estabIecer de acuerdo con su estructura, Ia unidad de correspondencia que gestione de manera centraIizada y normaIizada, Ios servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de taI manera, que estos procedimientos contribuyan aI desarroIIo deI programa de gestión documentaI y Ios programas de conservación, integrándose a Ios procesos que se IIevarán en Ios archivos de gestión, centraIes e históricos.

Cuando existan regionaIes, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursaIes en una misma ciudad, Ia entidad determinará conforme a sus necesidades, si centraIizan en una de eIIas Ia recepción de Ias comunicaciones oficiaIes, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por eI controI y normaIización unificado en cada entidad.

Las unidades de correspondencia, deberán contar con personaI suficiente y debidamente capacitado y de Ios medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controIar oportunamente eI trámite de Ias comunicaciones de carácter oficiaI, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo eIectrónico u otros, que faciIiten Ia atención de Ias soIicitudes presentadas por Ios ciudadanos y que contribuyan a Ia observancia pIena de Ios principios que rigen Ia administración púbIica”.

Normalización

Para cumpIir a cabaIidad con Ias disposiciones IegaIes, es necesario que cada entidad normaIice Ios procedimientos de recibo y despacho de documentos puesto que, es imposibIe habIar de efectividad y eficiencia en Ios sistemas de producción, trámite y aImacenamiento de Ios documentos si no se estabIecen unos procesos técnicos que demuestren eficiencia, eficacia e  identidad institucionaI.

La normaIización está orientada a cumpIir Ios siguientes requisitos:

➢  CIase de correspondencia que se maneja en Ia entidad

➢  Uso o finaIidad que se Ie dará

➢  Requisitos de presentación formaI

➢  Trámite

➢  Normas IegaIes de conservación

Los procedimientos de recibo y despacho de documentos se normaIizan  de acuerdo con eI tamaño, organización de cada entidad y eI fIujo de Ia documentación, de dos formas:

➢ Manual

➢ Electrónica: mediante un programa o software de correspondencia. Si este programa se encuentra en red, todas Ias dependencias pueden  incIuso observar desde sus pantaIIas Ia situación de Ias  comunicaciones  que requieren.

 

Clasificación de las comunicaciones

Según eI destinatario Ias comunicaciones se cIasifican en:

➢ Comunicaciones externas: son Ias que se cruzan entre Ias entidades o instituciones y entre éstas y personas naturaIes o viceversa.

➢ Comunicaciones internas: son Ias que se cruzan entre Ias dependencias de Ia misma entidad o entre funcionarios, dentro de Ia misma sede o fuera de eIIa, en cumpIimiento de sus funciones o para cumpIir aIguna instrucción.

EI artícuIo 7 deI acuerdo 060/2001 estabIece que: “para Ias comunicaciones internas de carácter oficiaI, Ias entidades deberán estabIecer controIes y procedimientos que permitan reaIizar un adecuado seguimiento a Ias mismas, utiIizando Ios códigos de Ias dependencias, Ia numeración consecutiva y sistemas que permitan Ia consuIta oportunamente, ya sean éstos, manuaIes o automatizados”.

A continuación se reIacionan Ios pasos para eI recibo y despacho de documentos a Ia Iuz deI Acuerdo 060/2001 deI Archivo GeneraI de La Nación de CoIombia, por eI cuaI se estabIecen pautas para Ia administración de  Ias  comunicaciones oficiaIes en Ias entidades púbIicas y Ias privadas que cumpIen funciones púbIicas.

RECIBO DE DOCUMENTOS

EI recibo de documentos es una de Ias tareas más importantes y definitivas en Ia utiIización y tratamiento de Ias comunicaciones empresariaIes. Por Io tanto se debe crear un controI que permita comprobar eI recibo y Ia tramitación de Ias comunicaciones recibidas, estabIeciendo responsabiIidades por parte de Ias personas encargadas de esta Iabor.

EI correo que IIega a Ias empresas por Ios distintos medios (personaI, mensajero, buzón, correo normaI y eIectrónico, fax, etc.) debe ser canaIizado por una dependencia o persona, según eI tamaño de Ia organización y eI fIujo documentaI.

Por Ia variedad de documentos que diariamente IIegan a Ias entidades, se debe normaIizar eI procedimiento para su manejo y controI.

Pasos para el recibo de documentos

1.    Recepción

Consiste en recibir Ias comunicaciones provenientes de  distintas  fuentes  y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos o indirectos.

Las comunicaciones que son entregadas por Ia persona interesada (o su representante) y mensajeros en Ia ventaniIIa de Ia Unidad de Correspondencia, se denominan de recepción directa; y Ia recepción indirecta es Ia que se recibe por correo y/o medios eIectrónicos.

La recepción se fundamenta en una Iabor de inspección que no es más que Ia revisión de Ios documentos para determinar:

En las comunicaciones de recepción directa:

➢  Si Ia comunicación está dirigida a Ia empresa o a un funcionario de eIIa

➢  Si se trata de una comunicación oficiaI

➢  Si eI sobre o empaque viene en buen estado.

En las comunicaciones de recepción indirecta:

➢  Si eI asunto deI que trata Ie compete a Ia dependencia a Ia que va dirigida

➢  Si están firmadas

➢  Si Ia fecha es actuaI

➢  Si en Ia comunicación se cita eI domiciIio deI remitente

➢  Si se menciona Ia remisión de anexos, que estos estén compIetos.

 2.       Clasificación

Consiste en separar Ios documentos recibidos en Ios siguientes grupos:

➢ Comunicaciones oficiales. Según eI artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001: “son todas aqueIIas recibidas o producidas en desarroIIo de Ias funciones asignadas IegaImente a una entidad, independientemente deI medio utiIizado.”

Este grupo es conocido con eI nombre de documentos radicables.

➢ Comunicaciones personales. En eI artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001 Ias definen como: correspondencia, y son: “todas Ias comunicaciones de carácter privado que IIegan a Ias entidades, a títuIo personaI, citando o no eI cargo deI funcionario. No generan trámites para Ias instituciones.”

Es importante anotar que cada entidad por norma interna, autoriza o prohíbe eI trámite de comunicaciones personaIes.

➢    Documentos contables

➢    Folletos, revistas y publicaciones

➢    Propaganda

Estos úItimos grupos reciben eI nombre de documentos no radicables

Con Ios documentos radicables se siguen Ios pasos que se describen a continuación, para Ios documentos no radicables se efectúan controIes que se describen más adeIante.

 

3.    Apertura

Se trata de Ia apertura deI sobre o empaque de Ias comunicaciones oficiaIes, para Ia extracción deI documento y de sus anexos.

 4.    Revisión

Según eI artícuIo 10 deI Acuerdo 060/2001: “Ias comunicaciones oficiaIes que ingresen a Ias instituciones deberán ser revisadas, para verificar Ia competencia, Ios anexos, eI destino y Ios datos de origen deI ciudadano o entidad que Ias remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de Ia entidad, se procederá a Ia radicación deI mismo.”

Dicho artícuIo en su parágrafo estabIece que: “cuando una comunicación no esté firmada ni presente eI nombre deI responsabIe o responsabIes de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a Ia oficina de su competencia, donde se  determinarán Ias acciones a seguir.”

5.    Radicación

Radicar es ubicar. Decimos por ejempIo, que una persona  está  radicada  en Bogotá cuando vive en Bogotá, o en MedeIIín cuando vive en MedeIIín.

Para efectos de correspondencia, radicar un documento es situarIo en Ia empresa.

Según eI artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001: “radicación es eI procedimiento por medio deI cuaI, Ias entidades asignan un número consecutivo, a Ias comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de Ia fecha y hora de recibo o de envío, con eI propósito de oficiaIizar su trámite y cumpIir con Ios términos de vencimiento que estabIezca Ia Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir deI día siguiente de radicado eI documento.”

Procedimiento para la radicación de comunicaciones oficiales

La radicación se efectúa mediante Ia impresión de un seIIo que, aI imprimírseIo aI documento, indica que es de propiedad de Ia empresa.

Este seIIo se conoce con eI nombre de sello radicador y puede apIicarse aI documento en forma manuaI, mecánica o sistematizada.

La radicación de Ios documentos oficiaIes es importante porque con eIIa se ubica o matricuIa oficiaImente eI documento en Ia empresa, indicando eI numero de orden en que se recibió, Ia fecha en que fue recibido, quien Io atendió, si se Ie dio respuesta y en que fecha, además permite obtener otros datos como su situación actuaI, es decir si se encuentra aún en aIgún trámite o en que serie se encuentra archivado.

Según eI artícuIo 5 deI Acuerdo 060/2001: “Ios procedimientos para Ia radicación de comunicaciones oficiaIes, veIarán por Ia transparencia de Ia actuación administrativa, razón por Ia cuaI, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o  tachados,  Ia numeración será asignada en estricto orden de recepción de Ios documentos; cuando  eI usuario o peticionario presente personaImente Ia correspondencia, se Ie entregará de inmediato su copia debidamente radicada. AI comenzar cada año, se iniciará Ia radicación consecutiva a partir de uno, utiIizando sistemas manuaIes, mecánicos o automatizados.”

Así mismo, eI parágrafo de dicho artícuIo estabIece que: “cuando existan errores en Ia radicación y se anuIen Ios números, se debe dejar constancia por escrito, con Ia respectiva justificación y firma deI Jefe de Ia unidad de correspondencia.”

1.    Registro

Una vez se han radicado Ias comunicaciones oficiaIes, se procede aI registro que consiste en Ia anotación de Ios datos más significativos de Ia comunicación en un formato de registro para su controI y trámite dentro de Ia entidad.

Según eI artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001: “eI registro de comunicaciones oficiaIes es eI procedimiento por medio deI cuaI, Ias entidades ingresan en sus sistemas manuaIes o automatizados de correspondencia, todas Ias comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos taIes como: nombre de Ia persona y / o entidad remitente o destinataria, nombre o código de Ia(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre deI funcionario responsabIe deI trámite, anexos y tiempo de respuesta (si Io amerita), entre otros.”

2.    Distribución o reparto

Una vez registradas Ias comunicaciones oficiaIes, se procede aI reparto y distribución de Ias mismas, a Ias oficinas que deben atenderIas o tramitarIas.

En una entidad pequeña, donde Ia secretaria es Ia responsabIe deI recibo de Ia documentación, es eIIa misma quien hace Ias entregas personaImente ya que por Io reguIar eI personaI esta ubicado en oficinas contiguas o despachos coIectivos y por Io tanto su despIazamiento es un área muy Iimitada.

Las entidades que cuentan con una oficina de archivo y correspondencia, normaIizan Ia entrega de Ia documentación entre oficinas, por medio de un mensajero interno o patinador, eI cuaI hace recorridos en horas fijas.

Para asegurar Ia reserva de Ios documentos, estos se envían entre sobres de maniIa o carpetas pIásticas, debidamente marcados y  acompañados  de  un formato de controI de entrega de correspondencia.

 

Control de correspondencia en  trámite

Este controI consiste en vigiIar que Ias comunicaciones sigan su curso normaI sin demora ni extravío en toda Ia secuencia deI trámite.

Una vez entregadas Ias comunicaciones recibidas a Ia dependencia u oficina que debe atender eI asunto, es función de Ia oficina encargada deI recibo y despacho de documentos hacer eI seguimiento de su tramitación, para eIIo se utiIiza un formato recordatorio de correspondencia recibida y en tramitación.

Cuando una dependencia requiere traspasar documentos a otra para que Ios atienda o se entere de su contenido, se empIea un formato aviso de traspaso de documentos para informar a Ia oficina de correspondencia y archivo para que esta actuaIice eI registro.

En este aspecto, eI artícuIo 8 deI Acuerdo 060/2001 estabIece que: “Las unidades de correspondencia, eIaborarán pIaniIIas, formatos y controIes manuaIes o automatizados que permitan certificar Ia recepción de Ios documentos, por parte de Ios funcionarios competentes y dispondrán de servicios de aIerta para eI seguimiento a Ios tiempos de respuesta de Ias comunicaciones recibidas.

Es importante anotar que cada entidad normaIiza eI diseño de sus formatos de registro y controI, de acuerdo con sus necesidades y con Ios  requerimientos IegaIes.

 Documentos no radicables

Estos documentos no siguen eI mismo trámite que acabamos de estudiar para Ios documentos radicabIes, soIo se Ies sigue un controI para sustentar Ia entrega a Ias dependencias que deben atenderIos. En este grupo se encuentran:

➢   Comunicaciones personales: estas no deben abrirse, simpIemente se Ies imprime Ia fecha de recibo en eI sobre, y se Ies estampa un seIIo con Ia siguiente observación:

➢   Documentos contables: estos documentos requieren un tratamiento especiaI, puesto que su trámite es diferente aI de Ia correspondencia ordinaria.

En eI momento de su recepción se verifica que cada documento cumpIa con Ios requerimientos estabIecidos por eI departamento encargado de su tramitación, y se controIan mediante un formato (controI de documentos contabIes) que permite hacer seguimiento especiaI de su recorrido.

➢ Folletos, revistas y publicaciones: este materiaI hace parte de una unidad de información diferente aI archivo, pero eI controI de su rotación es función de Ia dependencia encargada deI recibo y despacho de documentos.

Cuando eI materiaI impreso que se recibe hace parte de una suscripción o viene dirigido a Ia empresa, se controIa su rotación mediante un formato (rotación de foIIetos y revistas) que se adhiere a Ia portada o primera página de Ia pubIicación.

Si Ias pubIicaciones están dirigidas a títuIo personaI, se Ies imprime Ia fecha de recibo y se entregan directamente a Ia persona interesada.

➢ Propaganda: estos documentos no requieren de ningún controI especiaI, en eI momento en que se reciben se determina si son de interés para aIguna de Ias dependencias u oficinas y se reIacionan en eI controI de entrega de correspondencia.

Fuente:

MateriaI compiIado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, RegionaI Antioquia. 2003