LEY 594 DE 2000
(Julio 14)
Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de 2004, 1100 de 2014.
por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
El Congreso de Colombia
DECRETA:
T I T U L O I
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
ARTÍCULO 2º. Ambito de aplicación.
La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes
niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los
demás organismos regulados por la presente ley.
ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual
fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de
su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que
está al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.
Archivo público. Conjunto de documentos
pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la
prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel
que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la
cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística. Actividades
relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende
desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
permanente.
Gestión documental. Conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales
se contiene la información, según los materiales empleados. Además de
los archivos en papel existente los archivos audiovisuales,
fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla de retención documental. Listado de series con
sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria
de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.
ARTÍCULO 4º. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:
a) Fines de los archivos. El objetivo
esencial de los archivos es el de disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la información institucional sea
recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y
como fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines
esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y
garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes
consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la
comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten,
en los términos previstos por la ley;
b) Importancia de los archivos. Los
archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos
son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalidad.
Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los
archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión
administrativa, económica, política y cultural del Estado y la
administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras;
documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros
de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y
secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al
ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
e) Dirección y coordinación de la función archivística.
El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de
orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la
eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio
documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya
protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de
los principios fundamentales de la Constitución Política;
f) Administración y acceso. Es una
obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un
derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones
que establezca la ley;
g) Racionalidad. Los archivos actúan como
elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y
como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen
el referente natural de los procesos informativos de aquélla;
h) Modernización. El Estado propugnará por
el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus
sistemas de información, estableciendo programas eficientes y
actualizados de administración de documentos y archivos;
i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos.
El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo
responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del
Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica
sustitutiva;
k) Interpretación. Las disposiciones de la
presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de
conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios
internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.
T I T U L O II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES
ARTÍCULO 5º. El Sistema Nacional de Archivos:
a) Es un conjunto de instituciones archivísticas
articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización
de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros
de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de
los ciudadanos a la información y a los documentos;
b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el
Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado
en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial
y por servicios.
Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema
Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad
con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el
Ministerio de la Cultura;
c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará
bajo los principios de unidad normativa, descentralización
administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad;
d) El Sistema Nacional de Archivos buscará
esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la
función archivística y propiciará la cooperación e integración de los
archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración
pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los
archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y
de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva;
e) Los proyectos y programas archivísticos de las
instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se
acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de
participación, cooperación, descentralización y autonomía;
f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
ARTÍCULO 6º. De los planes y programas.
Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo
con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y
programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución,
control, seguimiento y coordinación, así:
a) La planeación y programación la formularán las
instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de
Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las
entidades territoriales;
b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo
General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los
comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las
asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este
servicio;
c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y
programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden
nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e
indirectas del Estado;
d) La coordinación corresponde al Archivo General de
la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus
normas reglamentarias.
T I T U L O III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
ARTÍCULO 7º.. Archivos desde el punto de
vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de
vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nación;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
PARÁGRAFO. El Archivo General de la nación
tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777
de 1990 y las incorporadas en la presente ley.
ARTÍCULO 8º. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
ARTÍCULO 9º. Los archivos según la organización del Estado.
a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Organos de Control;
e) Archivos de los Organismos Autónomos.
ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos.
La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de
la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de
los organismos autónomos será de carácter obligatorio.
T I T U L O IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.
El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y
control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivística.
ARTÍCULO 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos.
La administración pública deberá garantizar los espacios y las
instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus
archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación
de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las
especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.
La documentación de la administración pública es producto y propiedad
del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos
informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no
son susceptibles de enajenación.
PARÁGRAFO 1º. La administración pública
podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de
custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo.
PARÁGRAFO 2º. Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.
PARÁGRAFO 3º. El Archivo General de la
Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las
personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito,
custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo o administración de archivos históricos.
ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los
servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares,
entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el
Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la
responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas.
Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o
superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo
carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de
los documentos de archivo y serán responsables de su organización y
conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo.
Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos
principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución
Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a
las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados
por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de
organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la
documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte
del patrimonio documental de la Nación.
ARTÍCULO 18. Capacitación para los funcionarios de archivo.
Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los
funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.
PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación
propiciará y apoyará programas de formación profesional y de
especialización en archivística, así como programas de capacitación
formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.
ARTÍCULO 19. Soporte documental.
Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la
administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio
técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y
cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos;
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada
decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las
condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y
reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el
funcionamiento razonable del sistema.
PARÁGRAFO 1º. Los documentos reproducidos
por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento
original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes
procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad
de la información.
PARÁGRAFO 2º. Los documentos originales
que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan
sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
ARTÍCULO 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Reglamentado por el art. 1, Decreto Nacional 029 de 2015.
Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus
archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o
entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
PARÁGRAFO. Las entidades públicas que se
privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o
entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 41 de 2002
GESTION DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental.
Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes,
en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos
archivísticos.
PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los
citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento
original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y
el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos.
La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total,
comprende procesos tales como la producción o recepción, la
distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos.
ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestión. Comprende toda la
documentación que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los
asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan
documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros.
El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y
el del sector correspondiente, de conformidad con las normas
aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención
documental, organización y conservación de las historias clínicas,
historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así
mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las
entidades privadas que presten servicios públicos.
ARTÍCULO 26. Inventario documental.
Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar
inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus
funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases.
T I T U L O VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos.
Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de
archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que
dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la
Constitución o a la ley.
Las autoridades responsables de los archivos públicos
y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar,
honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la
Constitución y las leyes.
ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985.
Modifícase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual
quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los
treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este
solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por
cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la
obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".
ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación.
Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto
tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las
instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante
un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento,
certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
T I T U L O VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
ARTÍCULO 31. Documentos históricos.
En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de
manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y
en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que
garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro
de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos:
a) Motivos legales;
b) Procesos técnicos;
c) Exposiciones culturales.
PARÁGRAFO. Sólo el Archivo General de la
Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o
para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un
archivo fuera del territorio nacional.
CONTROL Y VIGILANCIA
ARTÍCULO 32. Visitas de inspección.
El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de
parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los
archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el
cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas
reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la
respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o
dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de
establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas
pertinentes.
ARTÍCULO 33. Organo competente.
El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y
vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos
propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas
de carácter privado.
ARTÍCULO 34. Normalización. En
desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución
Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas
técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización,
transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos,
teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
ARTÍCULO 35. Prevención y sanción.
El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las
entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de
Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y
sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus
normas reglamentarias, así:
a) Emitir las órdenes necesarias para que se
suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la
integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes
medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el
incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal
será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales
sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o
municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales
mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento;
b) Las faltas contra el patrimonio documental serán
tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores
públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995;
c) Si la falta constituye hecho punible por la
destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación
ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226,
349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la
respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el
retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio
de las sanciones patrimoniales previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente
documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y
puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará
todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que
hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.
T I T U L O IX
ARCHIVOS PRIVADOS
ARTÍCULO 36. Archivo privado.
Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas
de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus
servicios.
ARTÍCULO 37. Asistencia a los archivos privados.
El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los
archivos históricos privados de interés económico, social, técnico,
científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación
brindará especial protección y asistencia a los archivos de las
instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y
técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las
asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos
familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la
ciencia, la literatura y la política.
ARTÍCULO 38. Registro de archivos.
Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras
de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán
inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo
General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los
archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la
propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las
copias que el Archivo General de la Nación solicite.
ARTÍCULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados.
La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del
derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para
el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados
de carácter histórico. Estos formará parte del patrimonio documental
colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.
ARTÍCULO 40. Régimen de estímulos.
El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos
no tributarios para los archivos privados declarados de interés
cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y
pasantías.
ARTÍCULO 41. Prohibiciones. Se
prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas
propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de
interés cultural:
a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la
previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará
lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales
mensuales vigentes.
Los documentos y archivos históricos privados
declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción
ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la
Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar
los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del
territorio colombiano;
b) Transferir a título oneroso o gratuito la
propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa
información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la
imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales
vigentes.
PARÁGRAFO. El desconocimiento de estas
prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la
imposición de las sanciones establecidas en la ley.
ARTÍCULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual.
Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales
o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de
investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en
los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas
de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos
proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad
intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas
por el artículo 15 de la Constitución Política.
PARÁGRAFO. Las personas jurídicas
internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus
documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales
y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la
Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir.
ARTÍCULO 43. Protocolos notariales.
Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de
treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al
Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el
Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará
las medidas pertinentes.
T I T U L O X
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
ARTÍCULO 44. Donaciones. El Archivo
General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir
donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación.
Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés
público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los
ofreciere en venta.
Declárase de interés público o de interés social,
para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se
refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de
carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de
destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.
T I T U L O XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 46. Conservación de documentos.
Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un
sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo
vital de los documentos.
ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes.
Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse
en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las
normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por
el Archivo General de la Nación.
PARÁGRAFO. Los documentos de archivo de
conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal
caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para
garantizar la preservación y conservación de la misma.
ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes.
El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales
sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos
en nuevos soportes.
ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos.
El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En
ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos,
aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".
T I T U L O XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION
ARTÍCULO 50. Estímulos. El Gobierno
Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las
personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos,
culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o
incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de
estudios históricos significativos para la historiografía nacional
elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos
podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías,
capacitación y distinciones honoríficas.
T I T U L O XIII
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 51. Apoyo de los organismos de control.
La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la
República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo
General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta
ley.
ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
El Presidente del honorable Senado de la República,MIGUEL PINEDO VIDAL.
El Secretario General del honorable Senado de la República,MANUEL ENRÍQUEZ ROSERO.
La Presidenta de la honorable Cámara de Representantes,NANCY PATRICIA GUTIÉRREZ CASTAÑEDA.
El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes,GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO.
REPUBLICA DE COLOMBIA GOBIERNO NACIONAL
Publíquese y ejecútese.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 14 de julio de 2000.
ANDRES PASTRANA ARANGO
El Ministro de Hacienda y Crédito Público,Juan Camilo Restrepo Salazar.
El Ministro de Cultura,Juan Luis Mejía Arango.
NOTA: Publicada en el Diario Oficial 44084 de julio 14 de 2000.
