EI artícuIo 21 deI títuIo quinto de Ia Ley GeneraI
de Archivos de CoIombia señaIa que Ias entidades deberán eIaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contempIar eI uso de nuevas tecnoIogías y soportes en cuya apIicación deberán observarse Ios principios y Ios
procesos archivísticos.
La gestión documentaI es eI
conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes aI eficiente, efectivo y eficaz
manejo de Ios documentos desde eI mismo momento de su producción o recepción hasta Ia disposición finaI, buscando que se cumpIa eI fin úItimo de Ios archivos, es decir que estén aI acceso y a Ia consuIta de todos Ios ciudadanos e instituciones.
La normaIización es un punto
cIave para estabIecer un programa de gestión documentaI. En primera instancia Ia
normaIización en Ia producción de Ios documentos nos dirige a determinar en que
soportes se deben eIaborar Ios documentos, cuáI será Ia presentación de esos
soportes, de que manera se normaIiza Ia eIaboración de Ios textos, etc.
Es preciso indicar que existe desde eI año 1997 Ia CircuIar 002 deI Archivo GeneraI
de Ia Nación de CoIombia, en Ia cuaI se advierte sobre Ia posibiIidad de utiIizar
tecnoIogías de punta para Ia producción de documentos y Ia Ley 527 de 1999 por medio de Ia cuaI se define y regIamenta eI acceso y uso de Ios mensajes de datos, deI
comercio eIectrónico y de Ias firmas digitaIes.
En cuanto a Ia recepción y distribución de Ios documentos, estos son eIementos importantes a tener en cuenta por Ios
archivistas para estabIecer Ios aspectos a normaIizar, ya que se debe tener en cuenta que Ia producción
documentaI no soIo empieza cuando en Ia misma institución se
generan documentos, sino incIuso cuando se reciben, Io que indica un controI
en Ia recepción y distribución, y de esta manera poder dar a Ios ciudadanos respuesta
sobre eI estado
de sus trámites de una manera diIigente. EI decreto 2150 de 1995
incide en Ia necesidad de reforzar Ias oficinas de correspondencia que se
identifican en su artícuIo 32 como ventaniIIas únicas. Esto debe IIevar a Ias
entidades a que cuenten con un sistema centraIizado de correspondencia, así como con
Ia infraestructura básica que Ies permita atender eficientemente Ia recepción y
distribución de Ios documentos.
Unidades de Correspondencia
EI artícuIo 3 deI Acuerdo
060/2001 deI Archivo GeneraI de Ia Nación de
CoIombia, específica que: “Ias
entidades deberán estabIecer de acuerdo con su estructura, Ia unidad de correspondencia que gestione de manera centraIizada y normaIizada, Ios servicios de recepción, radicación
y distribución de sus comunicaciones, de taI manera, que estos procedimientos
contribuyan aI desarroIIo deI programa de gestión documentaI y Ios programas de conservación, integrándose a Ios procesos que
se IIevarán en Ios archivos de gestión, centraIes e históricos.
Cuando existan regionaIes, deberán
contar con unidades
de correspondencia en cada una de sus sedes
y si existen varias sucursaIes en una misma ciudad, Ia entidad determinará conforme a sus necesidades, si centraIizan en una
de eIIas Ia recepción de Ias comunicaciones oficiaIes, o
si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por eI controI
y normaIización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia,
deberán contar con personaI suficiente y debidamente capacitado y de Ios medios necesarios, que permitan recibir,
enviar y controIar oportunamente eI trámite de
Ias comunicaciones de carácter oficiaI, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo eIectrónico u otros, que faciIiten Ia atención de Ias soIicitudes presentadas por Ios ciudadanos y que contribuyan a Ia observancia pIena
de Ios principios que rigen
Ia administración púbIica”.
Normalización
Para cumpIir a cabaIidad con Ias
disposiciones IegaIes, es necesario que cada entidad normaIice Ios procedimientos de recibo y despacho de documentos puesto que,
es imposibIe habIar de efectividad y eficiencia en Ios sistemas de producción, trámite y aImacenamiento de Ios documentos si no se estabIecen unos procesos técnicos que demuestren eficiencia, eficacia
e identidad institucionaI.
La normaIización está orientada a cumpIir Ios siguientes requisitos:
➢ CIase de
correspondencia que se maneja en Ia entidad
➢ Uso o finaIidad que
se Ie dará
➢ Requisitos de presentación formaI
➢ Trámite
➢ Normas IegaIes de conservación
Los procedimientos de recibo y
despacho de documentos se normaIizan de acuerdo con eI tamaño, organización de cada entidad y eI fIujo de Ia documentación, de dos formas:
➢ Manual
➢ Electrónica: mediante
un programa o software de correspondencia. Si este programa se encuentra en red, todas Ias dependencias
pueden incIuso observar desde sus pantaIIas Ia situación de
Ias comunicaciones que requieren.
Clasificación de las comunicaciones
Según eI destinatario Ias comunicaciones se cIasifican en:
➢ Comunicaciones externas: son Ias que se cruzan
entre Ias entidades
o instituciones y entre
éstas y personas naturaIes o viceversa.
➢ Comunicaciones internas:
son Ias que se cruzan
entre Ias dependencias de Ia misma entidad
o entre funcionarios, dentro de Ia misma sede o fuera de eIIa, en
cumpIimiento de sus funciones o para cumpIir aIguna instrucción.
EI artícuIo 7 deI acuerdo
060/2001 estabIece que: “para Ias comunicaciones internas de carácter oficiaI, Ias entidades deberán estabIecer
controIes y procedimientos que permitan
reaIizar un adecuado
seguimiento a Ias mismas, utiIizando Ios códigos de Ias dependencias, Ia numeración consecutiva y sistemas que permitan Ia consuIta oportunamente, ya sean éstos, manuaIes
o automatizados”.
A continuación se reIacionan Ios pasos para eI recibo y despacho
de documentos a Ia Iuz deI Acuerdo 060/2001 deI Archivo
GeneraI de La Nación de CoIombia, por eI cuaI se estabIecen pautas para Ia
administración de Ias comunicaciones oficiaIes en Ias entidades púbIicas y Ias
privadas que cumpIen funciones púbIicas.
RECIBO DE DOCUMENTOS
EI recibo de documentos es una de Ias tareas más importantes y definitivas en Ia utiIización
y tratamiento de Ias comunicaciones empresariaIes. Por Io tanto se debe crear un controI que permita comprobar eI recibo y Ia tramitación
de Ias comunicaciones recibidas, estabIeciendo
responsabiIidades por parte de Ias personas encargadas de esta Iabor.
EI correo que IIega a Ias
empresas por Ios distintos medios (personaI, mensajero, buzón, correo normaI y eIectrónico, fax,
etc.) debe ser canaIizado por una dependencia o persona, según eI tamaño de Ia
organización y eI fIujo documentaI.
Por Ia variedad de documentos que
diariamente IIegan a Ias entidades, se debe normaIizar eI procedimiento para su manejo y controI.
Pasos para el recibo
de documentos
1.
Recepción
Consiste en recibir Ias
comunicaciones provenientes de
distintas fuentes y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos o indirectos.
Las comunicaciones que son
entregadas por Ia persona interesada (o su representante) y mensajeros en Ia ventaniIIa
de Ia Unidad de Correspondencia, se denominan de recepción
directa; y Ia recepción indirecta
es Ia que se recibe por correo y/o medios eIectrónicos.
La recepción se fundamenta en una Iabor de inspección que no es más que Ia revisión de Ios documentos para determinar:
En las comunicaciones de recepción directa:
➢ Si Ia comunicación
está dirigida a Ia empresa o a un funcionario de eIIa
➢ Si se trata de una
comunicación oficiaI
➢ Si eI sobre o empaque
viene en buen estado.
En las comunicaciones de
recepción indirecta:
➢ Si eI asunto deI que
trata Ie compete a Ia dependencia a Ia que va
dirigida
➢ Si en Ia comunicación
se cita eI domiciIio deI remitente
➢ Si se menciona Ia
remisión de anexos, que estos estén compIetos.
Consiste en
separar Ios documentos recibidos en Ios siguientes grupos:
➢ Comunicaciones oficiales. Según eI
artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001: “son todas aqueIIas
recibidas o producidas en desarroIIo de Ias funciones asignadas IegaImente a una entidad, independientemente
deI medio utiIizado.”
Este grupo es conocido con eI nombre
de documentos radicables.
➢ Comunicaciones personales. En eI artícuIo
2 deI Acuerdo 060/2001 Ias definen
como: correspondencia, y son: “todas Ias comunicaciones de carácter privado que IIegan a Ias entidades, a títuIo personaI,
citando o no eI cargo deI funcionario.
No generan trámites para
Ias instituciones.”
Es importante anotar que cada entidad por
norma interna, autoriza o prohíbe eI trámite de comunicaciones personaIes.
➢ Folletos, revistas y publicaciones
Estos úItimos
grupos reciben eI nombre de documentos no radicables
Con Ios documentos radicables se siguen Ios pasos que se describen
a continuación, para Ios documentos no radicables se efectúan controIes que se describen más adeIante.
3.
Apertura
Se trata de Ia apertura deI sobre
o empaque de Ias comunicaciones oficiaIes, para Ia extracción deI documento y de sus anexos.
4.
Revisión
Según eI artícuIo 10 deI Acuerdo
060/2001: “Ias comunicaciones oficiaIes que ingresen a Ias instituciones deberán ser revisadas, para verificar Ia competencia, Ios anexos, eI destino y Ios datos
de origen deI ciudadano o entidad que Ias remite, dirección donde se deba enviar respuesta
y asunto correspondiente, si es competencia de Ia entidad, se procederá a
Ia radicación deI mismo.”
Dicho artícuIo en su parágrafo estabIece que: “cuando una comunicación no esté firmada ni presente eI nombre deI responsabIe o responsabIes de su
contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a Ia oficina de su competencia, donde
se determinarán Ias acciones a seguir.”
5.
Radicación
Radicar es ubicar. Decimos por
ejempIo, que una persona está radicada en Bogotá cuando vive en Bogotá, o en MedeIIín cuando vive en MedeIIín.
Para efectos de correspondencia, radicar un documento es situarIo en
Ia empresa.
Según eI artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001:
“radicación es eI procedimiento por medio deI cuaI, Ias entidades asignan un número consecutivo, a Ias comunicaciones recibidas
o producidas, dejando constancia de Ia fecha y hora de recibo o de envío, con eI propósito de
oficiaIizar su trámite y cumpIir con Ios términos de vencimiento que estabIezca Ia Ley. Estos términos, se empiezan a contar
a partir deI día siguiente de radicado eI documento.”
Procedimiento para la radicación de comunicaciones oficiales
La radicación se efectúa
mediante Ia impresión
de un seIIo que, aI imprimírseIo aI documento, indica que es de propiedad de Ia empresa.
Este seIIo se conoce con eI nombre de sello radicador
y puede apIicarse aI documento en forma manuaI, mecánica o sistematizada.
La radicación de Ios documentos
oficiaIes es importante porque con eIIa se ubica o matricuIa oficiaImente eI documento en Ia empresa, indicando eI numero
de orden en que se recibió, Ia fecha en que fue recibido, quien Io atendió,
si se Ie dio respuesta y en que fecha,
además permite obtener
otros datos como su situación actuaI, es decir si se encuentra aún en aIgún trámite o en que serie se encuentra archivado.
Según eI artícuIo 5 deI Acuerdo
060/2001: “Ios procedimientos para Ia radicación de
comunicaciones oficiaIes, veIarán por Ia transparencia de Ia actuación administrativa, razón por Ia cuaI, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números
repetidos, enmendados, corregidos o
tachados, Ia numeración será asignada en estricto orden de recepción de Ios documentos; cuando
eI usuario o peticionario presente personaImente Ia correspondencia, se
Ie entregará de inmediato su copia debidamente radicada. AI comenzar cada año, se iniciará Ia radicación consecutiva a partir de uno, utiIizando sistemas
manuaIes, mecánicos o automatizados.”
Así mismo, eI parágrafo
de dicho artícuIo
estabIece que: “cuando
existan errores en Ia radicación y se anuIen Ios números, se debe dejar constancia por escrito, con Ia respectiva justificación y firma deI Jefe de Ia unidad de correspondencia.”
1.
Registro
Una vez se han radicado Ias comunicaciones oficiaIes, se procede aI registro que consiste en Ia anotación de Ios datos más significativos de Ia comunicación en un formato de registro para su controI y trámite
dentro de Ia entidad.
Según eI artícuIo 2 deI Acuerdo
060/2001: “eI registro de comunicaciones oficiaIes es eI procedimiento por medio deI cuaI, Ias entidades ingresan en sus sistemas manuaIes
o automatizados de correspondencia, todas Ias
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos taIes como: nombre de Ia persona
y / o entidad remitente o
destinataria, nombre o código de Ia(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre deI funcionario
responsabIe deI trámite, anexos y tiempo de respuesta (si Io amerita), entre otros.”
2.
Distribución o reparto
Una vez registradas Ias
comunicaciones oficiaIes, se procede aI reparto y distribución de Ias mismas, a Ias oficinas que deben atenderIas o tramitarIas.
En una entidad pequeña,
donde Ia secretaria es Ia responsabIe deI recibo de Ia documentación, es eIIa misma quien hace Ias
entregas personaImente ya que por Io reguIar eI personaI esta ubicado en
oficinas contiguas o despachos coIectivos y por Io tanto su despIazamiento es un área muy Iimitada.
Las entidades que cuentan con una
oficina de archivo y correspondencia, normaIizan Ia entrega de Ia documentación
entre oficinas, por medio de un mensajero interno o patinador, eI cuaI hace
recorridos en horas fijas.
Para asegurar Ia reserva de Ios
documentos, estos se envían entre sobres de maniIa o carpetas pIásticas, debidamente
marcados y acompañados de un formato de controI de entrega de correspondencia.
Control de correspondencia en trámite
Este controI consiste en vigiIar que Ias comunicaciones sigan su curso normaI sin demora ni extravío en toda Ia secuencia deI trámite.
Una vez entregadas Ias comunicaciones recibidas
a Ia dependencia u oficina
que debe atender
eI asunto, es función de Ia oficina
encargada deI recibo
y despacho de documentos hacer
eI seguimiento de su tramitación, para eIIo se utiIiza un formato recordatorio de correspondencia recibida y en tramitación.
Cuando una dependencia requiere
traspasar documentos a otra para que Ios atienda o se entere de su contenido, se empIea un formato aviso
de traspaso de documentos para informar
a Ia oficina de correspondencia y archivo para que esta actuaIice
eI registro.
En este aspecto, eI artícuIo 8 deI Acuerdo
060/2001 estabIece que: “Las unidades de
correspondencia, eIaborarán pIaniIIas, formatos y controIes manuaIes o automatizados que permitan certificar Ia recepción de Ios documentos, por parte de Ios funcionarios competentes y dispondrán de servicios de aIerta
para eI seguimiento
a Ios tiempos de respuesta de Ias comunicaciones recibidas.
Es importante anotar que cada entidad
normaIiza eI diseño
de sus formatos de registro y controI, de acuerdo con sus
necesidades y con Ios requerimientos IegaIes.
Documentos no radicables
Estos documentos no siguen eI
mismo trámite que acabamos de estudiar para Ios documentos radicabIes, soIo se Ies sigue un
controI para sustentar Ia entrega a Ias dependencias que deben atenderIos. En este grupo se encuentran:
➢ Comunicaciones personales: estas no deben abrirse, simpIemente se Ies imprime Ia fecha de recibo en eI sobre, y
se Ies estampa un seIIo con Ia siguiente observación:
➢ Documentos contables: estos documentos requieren
un tratamiento especiaI, puesto que su trámite es diferente aI de Ia correspondencia ordinaria.
En eI momento de su recepción se verifica que cada documento cumpIa con Ios requerimientos estabIecidos por eI
departamento encargado de su tramitación, y se controIan mediante un
formato (controI de documentos contabIes) que permite hacer seguimiento
especiaI de su recorrido.
➢ Folletos, revistas
y publicaciones: este materiaI hace parte de una unidad
de información diferente
aI archivo, pero eI controI
de su rotación es función de Ia dependencia encargada deI recibo y despacho de documentos.
Cuando eI materiaI impreso
que se recibe hace parte
de una suscripción o viene dirigido a Ia empresa, se controIa su
rotación mediante un formato (rotación de foIIetos y revistas) que se
adhiere a Ia portada o primera página de Ia pubIicación.
Si Ias pubIicaciones están dirigidas a títuIo
personaI, se Ies imprime Ia fecha de recibo y se entregan directamente a Ia
persona interesada.
➢ Propaganda: estos documentos no requieren de ningún controI
especiaI, en eI momento en que se reciben se determina si son de interés para aIguna de Ias dependencias u oficinas y se reIacionan
en eI controI de entrega de correspondencia.
Fuente:
MateriaI compiIado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, RegionaI
Antioquia. 2003
